0rganisation eines Motorsporttreffen
"Sag‘ mal,
wie habt Ihr das eigentlich gemacht ?" Wer schon einmal eine
Motorsportveranstaltung ausgerichtet hat, hat diese Frage bestimmt schon
oft gestellt bekommen. Um hier einmal allen etwas definitives an die Hand
geben zu können, wurden hier die Erfahrungen der GTI-Treffen in
Mönchengladbach 1995, Bochum 1999 und Düren 1999 zusammengetragen. Das
Material was dabei zusammen gekommen ist, ist ein riesiger Berg an
Informationen, den wir handliche Häppchen zerlegt haben.
|
|||||||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
Wenn alle geforderten Papiere
vorliegen wird die Genehmigung für den Spezialmarkt gegen eine Gebühr
ausgestellt, diese betrug in Bochum und Düren 750.-DM. In der Genehmigung
werden Euch dann die gestellten Auflagen mitgeteilt.
Vom Gesundheitsamt
bekommt Ihr ggf. die Auflage, dass nur fertige Speisen erwärmt werden
dürfen und keine Speisen zubereitet werden dürfen. Das heißt dann,
Würstchen grillen ist ok, Schnitzel aber nicht, manchmal wird auch
fließendes Wasser zum Händewaschen gefordert. Bei Veranstaltungen bei denen Musik aufgeführt wird ist eine Anmeldung bei der GEMA erforderlich. Um den Aufwand der Abrechnung so klein wie möglich zu halten, sollte man nur gekaufte CD’s abspielen und dies auch bei der Anmeldung angeben. Bei der Anmeldung sollte man ebenfalls die Teilnehmerzahl und die Größe des Veranstaltungsgeländes zu optimistisch schätzen , da sie die Basis zur Berechnung der zu zahlenden GEMA-Gebühr ist.Die GEMA findet ihr über diesem Link Ämter währen keine Ämter, wenn sie keine Kontrollen durchführen würden. So müsst Ihr also darauf vorbereitet sein, dass alle gestellten Auflagen am Tage der Veranstaltung überprüft werden und das zum Teil mit äußerster Pingeligkeit, so wie z.B. in Bochum geschehen.
Zu der Frage wie ein eventueller Gewinn der Veranstaltung zu versteuern ist können wir Euch leider nichts sagen, da bei keiner der Veranstaltungen ein Gewinn angefallen ist. Diese Veranstaltungen waren nur auf Kostendeckung und nicht auf Gewinn ausgelegt. Dies hatte 3 wesentliche Gründe:
Wir gehen davon aus, dass sich dies bei Euch auch so verhält und die nachweisbaren Ausgaben für Euere Veranstaltung sich mit den Einnahmen fast deckungsgleich aufheben (Quittungen sammeln, soviel Ihr könnt). Falls nicht möchten wir Euch bitten, uns Euere Erfahrungen mitzuteilen, damit wir sie allen zugänglich machen können. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
Sobald der Termin und der Veranstaltungsort genehmigt ist, sollte man die Veranstaltung publik machen (Scenenzeitschriften) und ein Programmheft erstellen. Solch ein Programmheft ist SEHR wichtig ! Darin stellt man seinen Club, sein Konzept und seine Programmgestaltung für die Veranstaltung vor. Ein solches Programmheft weist Euch als ernstzunehmenden Veranstalter aus und öffnet so manche Türe. Mit dem Programmheft geht es nun auf Sponsorensuche. Auch hier zahlt sich wieder frühe Planung aus, denn wenn in der Hochsaison viele Clubs beim gleichen Laden anklopfen sind die Chancen auf Sponsoring Eueres, vielleicht noch unbekannten, Clubs entsprechend kleiner. Bei der Sponsorensuche sollte man zum sich zuerst einmal darüber im klaren sein, dass man kein Bittsteller ist, sondern allen die mit Motorsport zu tun haben einen direkten Kontakt zum genau gewünschten Zielpublikum vermittelt. Zum Zweiten sollte man sehr kreativ sein und sich bei dem Begriff Sponsoren nicht nur auf VW-Händler, Tuner, Zubehörlieferanten und Scenenzeitschriften verbeißen. Auch Brauereien, CocaCola, Banken, Radiostationen, Autovermietungen, Mobilfunkläden und Fastfood Restaurants sind z.B. potentielle Sponsoren. Sponsoring muss dabei auch nicht zwingend Geld bedeuten, sondern kann durchaus auch mit Gegenständen für die Tombola oder in Form der Kostenübernahme für einen Pokal erfolgen. Auch hier sollte man kreativ und für alles offen sein. Ebenfalls mit dem Programmheft geht es daran Aussteller für Euer Treffen zu gewinnen. Die ganz Großen der Branche wie z.B. D&W, MHW, Rieger oder Bonrath sind aufgrund ihrer vollen Terminkalender nur schwer auf eine Veranstaltung zu lotsen, können Euch aber sicher einen gut sortierten Partner in Euerer Nähe benennen, den Ihr dann für Euch gewinnen müsst. Car-HiFi Händler, Airbrusher, Felgenveredeler und Scenenkleidungshändler sollten auch auf keinem Treffen fehlen. Deren Adressen sammelt man daher am besten schon lange im Voraus auf besuchten Veranstaltungen. Der ADAC mit seinen mobilen Prüfständen währe auch ein interessanter Aussteller, den man neben Carglashändlern und Mobilfunkfirmen (Handyzubehör & Alarmanlagen) ansprechen sollte. Auch hier gilt wieder: so früh wie möglich ins Gespräch kommen.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
![]() |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Wenn der grobe Rahmen an Ausstellern und Sponsoren abgesteckt ist, geht es
daran eine Einladung für die Clubs zu erstellen. Darin sollte eine
realistische Aufzählung der Aussteller und Programmpunkte, eine kurze
Anfahrtsbeschreibung und evtl. ein Hotelverzeichnis oder die Tel. N° des
Fremdenverkehrsamtes enthalten sein. Sinnvoll ist es auch, hier oder
spätestens im Programmheft auf der Veranstaltung, die
Teilnahmebedingungen zu unterbreiten, in denen Ihr auf die Einhaltung der
Stvzo und einen Haftungsverzicht Euch gegenüber hinweist. Wenn Ihr den
Gewinn der Veranstaltung oder eine Spende an eine wohltätige Einrichtung
spenden wollt, solltet Ihr auch darauf hier hinweisen, dass macht sich
immer gut. |
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
In die Vorplanung der Veranstaltung sollte man neben vielen anderen Dingen auch folgende Punkte mit einbeziehen:
Für den Ablauf der Veranstaltung gibt es einige Tagespunkte, deren Ausführung man für sich abwägen muss :
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
Auch sollte man bei der Erstellung der Bewertungskriterien den Zeitaufwand für die Bewertung berücksichtigen. Bei einem reinen Dezibeltest kann man ca. 12 Fahrzeuge pro Stunde bewerten. Bei einem allumfassenden vollen Bewertungsprogramm nur 4 Stück pro Stunde.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
![]() |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Bei den Fahrzeugbewertung des Show'n
Shine solltet Ihr
sicherstellen, dass es fair zugeht und kein Beliebtheitswettbewerb
stattfindet. Nach Möglichkeit solltet Ihr mindestens zwei
Bewertungsklassen einrichten, nämlich : 1.Alltagsautos
und 2.Showcars besser sind noch zwei zusätzliche Kategorien
für noch Beauty Cars und Girls Cars. Die einzelnen
Bewertungsklassen solltet ihr dann im Programmheft klar definieren. Das
erspart euch endloses wiederholen und viel Ärger...
Für die Nennung zur Fahrzeugbewertung solltet Ihr ein ganz klares zeitliches Limit setzen und dann aber auch sicherstellen, dass alle angenommenen Fahrzeuge bewertet werden. Um dies zu gewährleisten gibt es zwei einfache, aber unpopuläre Möglichkeiten:
Hilfreich wird Euch
dabei ein einheitlicher Bewertungsbogen mit einem festen
Punktesystem, sowie eine deutliche Show n‘ Shine und Sound-Off
Kennzeichnung auf einer großen Startnummer. Die Startnummer und der
Bewertungsbogen für das Show'n Shine kann z.B. wie der unten abgebildete
aus Mönchengladbach aussehen.
|
VW-Club Musterstadt e.V. - 1. Int. VW-Treffen August 2000 | |||
X |
Show'n Shine |
- Startnummer - |
|
Beauty-Cars | |||
Alltagsfahrzeuge | |||
Girls-Car | |||
X |
Sound-Off | ||
Kennzeichen : BB-XX 888 |
Startnummer : Kennzeichen : Bewehrter / Uhrzeit : |
|
|||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | ||
Innenraum |
Leder / Stoff |
|||||||
Lenkrad |
||||||||
Sitze / Gurte |
||||||||
Teppiche |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kofferraum | Umbau ? ( selbst oder mit Kaufteilen) |
|||||||
Passgenauigkeit des Umbau | ||||||||
Teppich/Leder / Stoff - Sauberkeit ? | ||||||||
Airbrush | ||||||||
Warndreieck, V.kasten, Reserverad | ||||||||
Motorraum |
Ordnung , Sauberkeit | |||||||
Chrom | ||||||||
Motorlack |
||||||||
Airbrush |
||||||||
Geänderter Motor |
||||||||
Eigenbau |
|
|
|
|
|
|
|
|
Karosserie |
Airbrush |
|||||||
Fahrwerk |
||||||||
Karosserieveränderungen |
||||||||
Designänderungen mit Kaufmaterial (z.B. Lampen, Spiegel, Wischer etc. ) |
||||||||
Eigenbau |
|
|
|
|
|
|
|
|
Felgen | Serie oder geändert | |||||||
Zustand | ||||||||
Bereifung (alle 4 gleich ? Profiltiefe) |
||||||||
Lackierung | Serie oder geändert ? | |||||||
Zustand (OHNE Steinschläge !) | ||||||||
Cabrioverdeck | Kunststoff, Stoff, Leder | |||||||
Zustand | ||||||||
Persaening (Ja / Nein) | ||||||||
Fahrzeugharmonie gesamt | ||||||||
Gesamtpunkte |
|
|||||||||
Am Veranstaltungstag selber wird der Infostand der belebteste Posten auf dem Gelände sein und um dort die Arbeit etwas zu erleichtern, sollten dort das Programm und die Preisliste für Speisen und Getränke gut sichtbar aushängen. Eine weitere Arbeitserleichterung ist es, wenn dort fertige Anmeldelisten ausliegen für:
Falls die Toiletten
nicht weithin sichtbar sind, empfiehlt es sich Wegweiser dorthin
aufzustellen, um damit der ständig gleichen Frage an der Info
vorzubeugen. Wenn alle Aufgaben
für den Veranstaltungsablauf besprochen sind, empfiehlt es sich zwei
Kalender anzufertigen und im Club zu verteilen: |
AUFGABEN - Wann, was, wer |
||
Freitag 29.09 Ab 18.°° Uhr |
Platz Endreinigen |
Marcus |
Stände & Bierpavillon aufbauen |
Volker & Stefan |
|
Strom verlegen |
Manfred & Dietmar |
|
etc. |
||
Kabeltrommeln und Mehrfachsteckdosen mitbringen |
||
Samstag 30.09 9°° Uhr PÜNKTLICH !!! |
Wegweiser aufhängen |
Marcus |
Musikanlage aufbauen |
Uwe |
|
Grill aufbauen und anfeuern |
Ralf |
|
etc. |
ZEITEN - Wer, wann, wo |
||||
Zeit / Ort |
Eingang |
Einweiser, |
Bühne, Info, |
Getränkepavillon |
11.00-13.00 |
Marcus |
Ralf |
Jürgen |
Uwe |
13.00-15.00 |
Uwe |
Marcus |
Ralf |
Jürgen |
15.00-17.00 |
Jürgen |
Uwe |
Marcus |
Ralf |
17.00-19.00 |
Ralf |
Jürgen |
Uwe |
Marcus |
Über diesen Link könnt ihr eine Checkliste abrufen, was am Veranstaltungstag alles vor Ort vorhanden sein sollte. |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||
Hier einige Vorschläge für bewährte Clubspielen :
Auch bei den Clubspielen kann man es sich leichter machen, wenn man bei der Vorplanung einen Bewertungsbogen erstellt, der so oder so ähnlich aussieht: |
Club : |
||
Clubspiel |
Bewertung |
Punkte |
Tauziehen |
Verliererclub = 0 Punkte Siegerclub = 10 Punkte |
|
"etc" |
"etc" |
|
Autoschieben |
Zeit in Sekunden eintragen |
|
Ges.punkte: |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Pokale werden meistens in folgenden Kategorie vergeben, wobei man bedenken muss, dass wenn die Fahrzeuge bei der Pokalvergabe vorgeführt werde, dies pro Fahrzeug ca. 2-3 Minuten dauert. Bei entsprechender Pokalmenge zieht sich dann die Pokalvergabe mächtig in die Länge.
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Um Euch rechtlich wenigstens minimal gegen evtl. von "Schwachmaten" verursachte Schäden oder Belästigungen zu schützen, solltet Ihr im Programmheft etwa folgenden Text aufführen und auch den Teilnehmern unmittelbar mit dem betreten des Veranstaltungsgeländes aushändigen. Ideal währe natürlich, wenn Ihr die Teilnahmebedingungen von jedem Teilnehmer unterschrieben zurückerhaltet. Realisieren kann man dies z.B. durch das Nummerieren der Teilnahmebedingungen mit den Startnummern und die unterschrieben zurückgebrachten nehmen an einer Verlosung teil. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TEILNAHMEBEDINGUNGEN
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||